Adifo's MILAS is een bekende ERP oplossing voor de nutritionele productieketen alsook een ideale ISV oplossing voor de Microsoft Dynamics AX en 365 platformen. De MILAS kenmerken worden momenteel overgezet naar Dynamics 365 for Finance and Operations. Elke maand publiceren we ons "Kenmerk van de Maand" waarin we een van onze consultants vragen om een kenmerk van MILAS te beschrijven dat nu ook op het nieuwe platform beschikbaar is. Deze maand vertelt Barna Ugroczky ons iets meer over de controle van de kredietlimiet.
"Elk bedrijf wordt op een bepaald moment geconfronteerd met klanten die terughoudend zijn om te betalen. Deze vertragingen veroorzaken een reeks problemen, zoals hoge debiteurenvorderingen, een vertraagde cashflow en een algemene daling van de uiteindelijke winst. Net daarom zetten bedrijven nu in een sneltempo controles op van de kredietlimiet om zo het aantal late of onbetaalde facturen te verminderen. Zoals het gezegde luidt: voorkomen is beter dan genezen."
Kredietlimiet Controle in MILAS
MILAS ondersteunt deze proactieve controlemethode door gebruikers toe te laten een "kredietlimiet controle" en "termijn van respijt" te bepalen gebaseerd op persoonlijke voorkeuren. Op deze manier wordt de bevestiging van verkooporders geblokkeerd wanneer de kredietlimiet wordt overschreden of wanneer een klant meer openstaande facturen heeft dan toegestaan.
MILAS biedt volgende mogelijkheden:
- Installeer een kredietlimiet voor alle klanten of een beperkte groep. Leveringen kunnen bovendien tijdelijk geblokkeerd worden.
- Kies ervoor om de resterende kredietlimiet te controleren met:
- de klanten hun saldo
- de klanten hun saldo en alle geleverde en niet geleverde bestellingen
- de klanten hun saldo en alle geleverde bestellingen
- Installeer een "termijn van respijt". Deze functie laat het je toe om bestellingen te blokkeren zelfs al is de klant nog binnen z'n kredietlimiet maar heeft hij teveel onbetaalde facturen die de betaallimiet overschrijden.
Het proces
Onderstaand voorbeeld verduidelijkt deze MILAS-functie:
- Een verantwoordelijke van de dienst sales maakt een nieuw verkooporder. Wanneer deze bestelling is bevestigd, verschijnt een foutmelding omdat de kredietlimiet werd overschreden met X-aantal EUR. De bestelling is nu geblokkeerd en kan niet verder verwerkt worden.
- De gebruiker, verantwoordelijk voor de kredietcontrole, ziet de geblokkeerde bestelling in de werkplek onder“bestellingen die krediet overschrijden”.
- Diezelfde gebruiker kan nu beslissen om de bestelling vrij te geven of te blijven blokkeren. In MILAS krijg je met één enkele klik een overzicht van alle geblokkeerde bestellingen. Met de juiste informatie bij de hand kan het verantwoordelijke personeelslid nu beslissen om verder te gaan of om het verkooporder op te schorten.
- Ter ondersteuning van de beslissing om een bestelling te deblokkeren, raadpleegt de gebruiker een duidelijk overzicht van de klantenbalansen.
- De vrijgegeven bestelling komt direct in de normale workflow terecht (productie, verzending, levering, …)
Conclusie
Nu de meeste sectoren moeten omgaan met een stijgend aantal openstaande facturen, proberen bedrijven verkooporders voor bepaalde klanten te blokkeren. MILAS biedt een gestructureerde, flexibele en gebruiksvriendelijke functie om deze nood tegemoet te komen. Deze functie biedt ondersteuning bij het controleren van de kredietlimiet en vervolgens ook in het veiligstellen van een gezonde cashflow.